Cuadernos de Copilot: ahora crean, automatizan y editan por ti

Los cuadernos de Copilot (Copilot Notebooks, en inglés) nacieron como un lugar para juntar documentos, correos y notas de un proyecto y hacerle preguntas a Copilot solo sobre ese material. Con la actualización que Microsoft publicó el 9 de octubre dan un paso más: Copilot ya no solo responde dentro del cuaderno, también trabaja ahí. Crea el cuaderno por ti, ejecuta tareas recurrentes y edita archivos de Word, Excel y PowerPoint sin que tengas que salir.

No todo está disponible todavía. Al final del artículo separamos lo que ya se puede usar de lo que llega en las próximas semanas.

Qué son los cuadernos de Copilot

Un cuaderno es un espacio de trabajo para un proyecto o tema. Le agregas referencias (documentos, presentaciones, hojas de cálculo, correos, reuniones, páginas) y Copilot responde con base en ese contexto, en lugar de buscar en todo tu Microsoft 365. Sirve para resumir, encontrar lo importante entre muchos archivos y convertirlo en algo que puedas compartir.

Los cuadernos se abren en dos lugares: en la aplicación de Microsoft Copilot, con una experiencia más ligera, y en OneNote, con una más completa. Es el mismo cuaderno en ambos.

Crear un cuaderno describiendo lo que necesitas

Hasta ahora había que armar el cuaderno a mano. Con la nueva función le describes tu objetivo a Copilot, por ejemplo que vas a presentarle una propuesta a un cliente de cierta industria y necesitas conocerla, y Copilot arma el cuaderno con referencias relevantes de tu información de trabajo y de la web.

Junto con esto llegan dos cambios más:

• Más tipos de referencia. Además de los formatos que ya se aceptaban, ahora se pueden agregar archivos Markdown, TXT y RTF. Eso permite incluir documentación técnica, notas, bitácoras y transcripciones.
• Un diseño renovado en la aplicación de Copilot y en OneNote, que permite agrupar y reordenar el contenido desde el panel de navegación.

Copilot hace trabajo dentro del cuaderno

Este es el cambio de fondo. Copilot puede encargarse de tareas sencillas:

• Mantener el cuaderno al día, agregando o depurando referencias.
• Sintetizar información de todo el contexto del proyecto.
• Crear y editar un archivo de Word, Excel o PowerPoint desde el chat.

También puedes elegir el alcance de cada pregunta: solo el contenido del cuaderno, o "Trabajo y web" cuando necesitas contexto más amplio.

Para lo que se repite, llegan las automatizaciones programadas. En lugar de pedirle a Copilot lo mismo cada semana, lo configuras una vez: un resumen cada mañana o una presentación de avance cada viernes. Hay plantillas de tareas programadas, se puede ajustar la frecuencia y las instrucciones, y se ve qué automatizaciones están activas.

Además, ahora puedes elegir el modelo que usa Copilot en el chat del cuaderno, por ejemplo uno que "piense más a fondo" o un modelo GPT específico. Microsoft dice que vendrán más modelos.

Entregables sin salir del cuaderno

• Edición con Office completo. Los documentos, hojas y presentaciones se ven y se editan directamente en el cuaderno, a mano o pidiéndole a Copilot que agregue un párrafo, viñetas o una gráfica, o que cambie formato. Otras personas pueden colaborar en el mismo archivo.
• Reportes interactivos. Un formato nuevo para tendencias de datos o actualizaciones mensuales, que se edita en vivo y se trabaja en equipo.
• PDF desde el chat, para un resumen de una página listo para enviar.
• Resúmenes de audio mejorados. Ahora toman en cuenta más fuentes, como correos de Outlook, reuniones y chats de Teams, páginas de OneNote y Loop, y archivos de texto. Suman formatos nuevos como "Crítica y debate", episodios por tema para los resúmenes largos, y se pueden guardar en OneDrive heredando las etiquetas de confidencialidad.
• Entregables sugeridos. Copilot recomienda archivos de Word, Excel o PowerPoint que podrían servirle al proyecto y los genera.

Qué está disponible hoy

Microsoft separa el anuncio en tres grupos:

• Disponibles para todos: los nuevos tipos de referencia (Markdown, TXT y RTF) y los entregables sugeridos.
• Disponibles en el programa Frontier, el canal de acceso anticipado de Microsoft: el diseño renovado, delegar tareas sencillas, elegir modelo, la edición con Office, los reportes interactivos y los PDF.
• En las próximas semanas, también por Frontier: crear el cuaderno con Copilot, las automatizaciones programadas y las mejoras del resumen de audio.

Quién puede usarlos

Según la documentación de Microsoft, los cuadernos están disponibles para usuarios con licencia de Microsoft 365 Copilot o de Copilot Chat. Para crear cuadernos, la cuenta también necesita una licencia de SharePoint o OneDrive. En el ámbito personal están incluidos en Microsoft 365 Personal, Familia, Premium y Pro, aunque algunas funciones no aplican a todos esos planes.

Nuestra lectura

Los cuadernos resuelven un problema real: el trabajo de un proyecto está repartido entre correos, reuniones, chats y archivos, y juntarlo cuesta tiempo. Con estas novedades, el cuaderno pasa de ser un lugar para consultar a uno donde se produce el entregable final.

Hay dos puntos que conviene tener presentes antes de adoptarlos en la empresa.

El primero es el de siempre: Copilot trabaja con lo que encuentra. Si los documentos del proyecto están desordenados o hay varias versiones del mismo archivo, el cuaderno va a heredar ese desorden.

El segundo es de gobierno. Según la documentación de Microsoft, hoy cada cuaderno se guarda en un espacio personal de su creador y sigue el ciclo de vida de esa persona; todavía no se pueden agregar grupos como miembros, aunque Microsoft dice que trabaja en cuadernos administrados por grupo. En la práctica, conviene que los documentos oficiales del proyecto vivan en Teams o SharePoint y que el cuaderno sea el espacio de trabajo, no el único lugar donde está la información. Así nada se pierde si alguien cambia de puesto o deja la empresa.

Cómo empezar

• Elige un proyecto activo con mucha información dispersa, como una propuesta comercial o la preparación de un comité, y crea un cuaderno solo para él.
• Agrega pocas referencias, pero buenas. Es mejor cinco documentos vigentes que cincuenta versiones viejas.
• Cuando lleguen las automatizaciones, empieza por algo de bajo riesgo, como un resumen semanal para ti, antes de automatizar entregables que reciben otras personas.
• Si quieres probar lo que está en Frontier, revisa con TI si tu organización participa en el programa.

Si quieres evaluar cómo aprovechar los cuadernos de Copilot en tu equipo, escríbenos o pregúntale a xAI.