Derivado de la pandemia muchas empresas han optado por el Home Office, por consecuencia revisar y firmar documentos se ha vuelto una tarea difícil por las distintas ubicaciones de los colaboradores y algunas soluciones de firmas digitales son costosas y las pymes no se pueden dar el lujo de adquirirlas. Por ello hemos aprovechado al máximo la plataforma Microsoft 365 para automatizar la revisión y autorización de diversos documentos.
En el siguiente ejemplo vamos a ver como creamos la revisión y autorización de procesos y sus documentos relacionados, para ello creamos:
Una lista de SharePoint para organizar procesos por área y sus fechas respectivas
Una biblioteca para almacenar los documentos relacionados con los procesos dados de alta en la lista.
El responsable de Procesos a partir de esto podrá desencadenar la revisión y autorización de sus procesos con tan solo un clic sin la necesidad de enviar correos.
Por su parte los encargados de validar recibirán un mensaje mediante Microsoft Teams con un vínculo donde podrán revisar en línea cada uno de estos documentos y desde el mismo mensaje asignar un estatus, incluso capturar comentarios que serán recibidos por el responsable de procesos, evitando así el imprimir, escanear y reenviar documentos.
Por último se genera una hoja con el compilado de lo realizado esto nos ayudará a sustituir las firmas y tener una clara evidencia de los documentos que fueron revisados y aprobados.
Todo esto lo desarrollamos usando las herramientas que ofrece Microsoft dentro de tu licencia 365 y puede aplicarse a muchos de los procedimientos de tu organización contáctanos aquí innova con nosotros y aprovecha nuestras ofertas por fin de año.
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