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  • A. Abraham

Autorizaciones digitales

Derivado de la pandemia muchas empresas han optado por el Home Office, por consecuencia revisar y firmar documentos se ha vuelto una tarea difícil por las distintas ubicaciones de los colaboradores y algunas soluciones de firmas digitales son costosas y las pymes no se pueden dar el lujo de adquirirlas. Por ello hemos aprovechado al máximo la plataforma Microsoft 365 para automatizar la revisión y autorización de diversos documentos.


En el siguiente ejemplo vamos a ver como creamos la revisión y autorización de procesos y sus documentos relacionados, para ello creamos:

  • Una lista de SharePoint para organizar procesos por área y sus fechas respectivas

  • Una biblioteca para almacenar los documentos relacionados con los procesos dados de alta en la lista.

Notificación de nuevo Proceso

El responsable de Procesos a partir de esto podrá desencadenar la revisión y autorización de sus procesos con tan solo un clic sin la necesidad de enviar correos.

Revisión de Proceso y sus documentos

Por su parte los encargados de validar recibirán un mensaje mediante Microsoft Teams con un vínculo donde podrán revisar en línea cada uno de estos documentos y desde el mismo mensaje asignar un estatus, incluso capturar comentarios que serán recibidos por el responsable de procesos, evitando así el imprimir, escanear y reenviar documentos.

Por último se genera una hoja con el compilado de lo realizado esto nos ayudará a sustituir las firmas y tener una clara evidencia de los documentos que fueron revisados y aprobados.

Todo esto lo desarrollamos usando las herramientas que ofrece Microsoft dentro de tu licencia 365 y puede aplicarse a muchos de los procedimientos de tu organización contáctanos aquí innova con nosotros y aprovecha nuestras ofertas por fin de año.

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